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Découvrir le métier : "Chargé de rendez-vous"

Quel est votre rôle au sein du SAMSI et comment s’articule votre métier au sein de votre équipe ?

Nous sommes chargées de rendez-vous et faisons partie du collectif du support technique. Nous sommes responsables de la construction des plannings pour les médecins, les Assistantes Santé travail (AST) et les infirmiers en santé travail (IDEST). Notre mission consiste à établir les plannings 1 mois à l’avance afin de programmer le planning de l’équipe pluridisciplinaire.
Nous avons aussi la responsabilité de la prise de rendez-vous, nous faisons le
lien entre l’équipe médicale et l’adhérent.

Nous sommes là aussi pour répondre et renseigner les adhérents sur les démarches à suivre en cas d’embauche ou d’adhésion au sein du SAMSI, de veiller aussi à ce que les entreprises soient à jour dans la déclaration des effectifs - démarche administrative qui est obligatoire et aussi pour guider ses adhérents dans leurs recherches sur les informations juridiques.

Nous sommes utiles à bien des égards car nous pouvons répondre à bon nombre de leurs questions ou les orienter vers les bons interlocuteurs ou encore tout simplement les rassurer face à certaines situations.

 

Quelles actions mettez-vous en place au sein de votre activité ?

Nous mettons en place les plannings et les déplacements des médecins sur site et des camions*

Quelles sont vos compétences techniques, humaines… ?

Notre fonction nécessite d’être organisées et d’avoir un excellent sens de l’écoute. Qualité indispensable dans ce métier tout comme une certaine faculté d’adaptation car nous avons au téléphone, toutes les catégories socio professionnelles chef d’entreprises, ouvriers, artisan…. Et tout type de profils. Il faut donc adapter son temps et sa communication en fonction de la personne au bout du fil et de son besoin. Nous devons être capables de nous adapter également pour bien expliquer et transmettre les informations. L’empathie est également nécessaire car il arrive que nous soyons confrontées à des situations de crise auxquelles nous devons apporter une solution (employeur ou salarié).

Nous devons aussi être très organisées car nous devons gérer les plannings de différents corps de métier, il faut savoir jongler entre les disponibilités de chacun, tenir compte des contraintes de chacun. Il est également important de bien connaître son équipe. C’est un métier qui demande valeurs humaines et les compétences organisationnelles.

Nous représentons le lien entre les adhérents (employeur et salariés) le médecin et les équipes pluri. C’est pour cela que nous sommes aussi tenues au secret médical, même si nous n’avons aucun accès aux données médicales . La confiance est importante.

Comment accompagnez-vous les adhérents ?

Dès l’adhésion effectuée, nous sommes en contact avec l’adhérent qui nous contacte pour effectuer une prise de rendez-vous ou pour s’informer des démarches à effectuer, pour comprendre comment fonctionne les outils mis à leur disposition, comment mettre en places les rendez-vous, quelle est la périodicité des visites, quel salarié doit être vu (en fonction des postes) et par qui, médecin ou infirmier.

Il arrive aussi qu’ils nous contactent pour des questions liées à la règlementation, dans ce cas, nous essayons de les guider vers les documents de références ou vers notre site internet qui regroupe les informations essentielles.

Les chargées de rendez-vous représentent la boussole pour l’adhérent, nous sommes utiles à bien des égards car nous pouvons répondre à bon nombre de leurs questions ou les orienter vers les bons interlocuteurs ou encore tout simplement les rassurer face à certaines situations.

Lorsque nos adhérents représentent de grosses entreprises avec un effectif conséquent nous avons souvent le même interlocuteur et cela crée des liens.

*[Les  visites sur camion sont possibles uniquement sous certaines conditions : Possibilité de recevoir l’équipe pluri, nombre d’effectif, éloignement d’un site…]